Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.

Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut :

1. Pengaturan ruangan

Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:

1. Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab.
2. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari.
3. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
4. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
5. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir).
6. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan hama.
7. Lokasi ruangan / gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat industri.

1. Kebersihan

            Kebersihan yang dimaksud meliputi kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip.

1. Kebersihan ruangan

Membersihkan ruangan dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:

• Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu.
• Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan penyimpanan arsip.

1. Kebersihan arsip

Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

• Arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan Vacuum cleaner.
• Arsip-arsip yang ditemukan sudah rusak hendaknya dipisah dengan arsip lainnya.
• Arsip-arsip juga harus bersih dari karat.

            Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya, dan pengamanan arsip dari segi fisiknya.

1. Pengamanan  arsip dari segi informasinya

            Pengamanan arsip dari segi informasinya sudah diatur dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengeai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut :

• Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
• Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan.

2.   Pengamanan arsip dari segi fisiknya

            Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal meliputi kualitas kertas, tinta dan bahan perekat atau lem. Faktor eksternal antara lain meliputi kelembaban udara, sinar matahari, kotoran udara, jamur dan sejenisnya, dan berbagai jenis serangga perusak / pemakan kertas arsip lainnya.

Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain dengan cara :

            – Restorasi arsip

            – Laminai arsip

            – Microfilm